Pandemi sadece tüketici davranışlarını değil çalışma kavramını da değiştirdi. Çalışma ve çalışma ortamı söz konusu olduğunda, uzaktan çalışma kavramını bir istisna değil, yeni normal haline getiren bu değişim devrimsel bir nitelik taşıyor. Bu yeni dönemde, çalışanlara yönelik yapay zeka tabanlı sanal asistanların önemi artıyor.

Uzaktan çalışma ile birlikte ne değişti?

• – Google, Microsoft, Facebook, Apple, Twitter, Uber, American Express, Airbnb birbiri ardına uzaktan / esnek çalışma politikalarını açıkladı. Bunlardan bazıları hibrit modeller açıklarken bazıları %100 uzaktan çalışmayı kalıcı hale getirdi.
• – Ülkemizde Koç Holding, Sabancı Holding ve bazı bankalar başta olmak üzere pek çok şirket uzaktan çalışmayla ilgili planlarını açıkladılar.

Teknoloji şirketlerinin öncü olduğu bir uzaktan çalışma trendi insan kaynakları yönetimi alanının en önemli konusu oldu. Gartner, 2023’e kadar dijital olarak uzaktan çalışan kişilerin sayısının iki katına çıkacağını ve toplam çalışanların ⅔’üne erişeceğini öngörüyor. McKinsey’nin Covid Sonrası İşimizin Geleceği (Future of Work After Covid) adlı raporunda, gelişmiş ekonomilerdeki çalışanların, yaklaşık olarak yüzde 20 ila 25’inin işlerini çoğu zaman evden yapabileceğini tahmin ediyor. Gelinen bu nokta, bu alandaki tüm mevcut öğretileri, geleneksel stratejileri sarstı ve birçok şirket için bir yeniden düşünme, yeniden tasarlama, stratejileri yeniden oluşturma süreci başlattı. 

Uzaktan çalışma bazı BT yatırımlarının artırılmasına olan ihtiyacı arttırdı. Dünyamız “uzaktan” odaklı hale geldiğinde, aşağıda bazılarına yer verdiğimiz bu alanları yönetmek daha zor hale geldi. 

• – Ekip yönetimi, motivasyon, performans yönetimi 
• – Çalışanların verimli iletişiminin, bilgiye hızlı ulaşmasının, sık tekrarlanan basit işlemlerin otomatize edilmesinin sağlanması
• – İşe alma, işe başlama ve işten ayrılma
• – Şirket içi eğitim, yetenek yönetimi, yetenek kazandırma
• – Kurum kültürü oluşturma ve yaşatma
• – Siber güvenlik

Şirketlerin, sağlıklı bir uzaktan çalışma modeli için çalışanlarını en üst seviyede dahil etmeleri, onların işlerini yapabilmeleri için tüm teknik ve psikolojik desteği sunabilmeleri gerekiyor. Bu noktada çalışanların her konuda sorularına yanıt alabilmesi, istedikleri dokümana anında ulaşabilmesi, şifresini zaman kaybetmeden yenilemesi, izin tarihleri belirleme, bordo görme gibi basit İK işlemlerini vakit kaybetmeden hızlıca yapabilmesi önem kazanıyor. 

Şirketler bu durumun üstesinden nasıl gelecek?

McKinsey’nin 2020 Temmuz ayında yaptığı Covid Sonrası İşimizin Geleceği adlı araştırma, yöneticilerin yüzde 68’inin otomasyon ve yapay zekâyı daha fazla kullanmayı planladıklarını gösteriyor.

Uzaktan çalışma ile önem kazanan bu ihtiyacı çalışanlara yönelik sanal asistanlar karşılıyor

CBOT çok büyük kurumlar için hazırladığı “çalışanlara yönelik iç kullanım sanal asistanları” ile şirketlerin sağlıklı uzaktan çalışma modelleri oluşturabilmesini destekliyor. 

Bu sanal asistanlar, yapay zeka teknolojisi ile geliştirildi ve çalışanların daha verimli şekilde çalışmasını sağlıyor. Çalışanların insan kaynakları, bilgi teknolojileri, hukuk, mevzuat, uyum gibi bölümlere sordukları basit soruları yanıtlayarak veya basit işlemleri yaparak, zaman kaybının önüne geçiyor. Çünkü çalışanların şirket dışında olmaları durumunda bilgiye hızlı ulaşma, basit işlemler için vakit kaybetmeme ve verimlilik daha fazla önem kazanıyor.

Örneğin, çalışan sorusunu bir insan kaynakları uzmanına sormak yerine bu sanal asistana yazıyor ve anında doğru bilgiye ulaşıyor. Bunun için bir email yazmasına, yanıt beklemesine, telefon etmesine, sırada beklemesine, bir menüden bilgi aramasına gerek yok. Böyle bir deneyim yaratabilmek için CBOT bu asistanları, CBOT Platform üzerinde, doğal dil işleme ve makine öğrenmesi teknolojileri ile geliştiriyor.

Kurumların çalışanlarına sundukları bu arayüz, onlara basit ve doğal bir deneyim yaşatırken, soruları yanıtlayan ekipler de (İK, IT, Hukuk vb.) gündelik, çok sık tekrarlanan soruları yanıtlamak yerine, daha sofistike ve yüksek katma değerli işlere yönelebiliyor.

Uzaktan çalışma sistemlerini destekleyen bu sanal asistanlar nasıl oluşturuluyor, nasıl çalışıyor?

CBOT iç kullanıma yönelik botlarını Ford, Mercedes Benz, Ziraat Bankası, Türkiye Sınai ve Kalkınma Bankası gibi çok büyük sayılarda çalışana sahip kurumlar için sunuyor. Bu projelerin amacı insan kaynakları operasyonları, finans, hukuk, BT destek gibi operasyonları daha verimli hale getirirken şirketin çalışanlarına daha iyi bir deneyim sunmasını sağlamak.

Böyle bir asistan, aslında iki taraflı bir verimlilik potansiyeli sunuyor: hem İK çalışanının hem de servis alan şirket çalışanının zamanlarını daha etkin kullanmalarına olanak sağlıyor. Bunu kurum-çalışan arasında doğrudan ve hızlı bir iletişim ortamı yaratarak, bilgiyi her zaman şeffaf ve ulaşılabilir kılarak yapıyor.

CBOT’un çalışanlara yönelik sanal asistanları diğer projelerde olduğu gibi önce bir analiz sürecinden geçiyor. Projenin kapsamı, hangi konuların dahil edileceği CBOT analiz ekipleri ve kurumdaki proje ekibi ile birlikte yapılan analizler sonucunda belirleniyor. Daha sonra yapay zekanın bu kapsamda eğitilmesinin ve gerekli kanal ve/veya iç sistem entegrasyonlarının tamamlanmasının ardından test süreci başlatılıyor. CBOT’un ve kurumun test ekipleri tarafından test edilen botlar, test bulgularının tekrar gözden geçirilmesi ve gerekli iyileştirmelerin yapılmasının ardından kullanıma açılıyor. 

CBOT’un çalışanlara yönelik sanal asistan konusunda işbirliği yaptığı ilk kurum Ford. CBOT Platform üzerinde oluşturulan, Ford IK Asistanı Fo’bot, aynı zamanda Türkiye’de böylesine geniş bir çalışan kitlesine sunulan ilk yapay zeka tabanlı IK Sanal Asistanı.

CBOT’un tecrübesinin farkı, çok büyük kurumlarda ve çok geniş bir alanı içeren sanal asistanlar hayata geçirmiş olması. Bu asistanlar;

• Hem genel hem de yanıtı kişisel olan soruları yanıtlayabiliyor veya işlemleri yapabiliyor. 
• Bu gibi botlar genellikle SAP, Slack, Microsoft Teams gibi çalışanların kullandığı dijital araçlara entegre şekilde çalışıyor. Kurum intranetinde yer alabildiği gibi, WhatsApp gibi çalışanların günlük hayatlarında alışkın oldukları mesajlaşma araçlarında da yer alabiliyor.
• Metin ve ses bazlı çalışabiliyor.
• Mavi ve beyaz yakalı çalışanların tamamına hizmet veriyor, böylece her alanda verimlilik arttırılıyor. 
• Şirket, bilgiyi çalışanları için her zaman ve her yerden erişilebilir kılıyor.

Örneğin bir IK Sanal Asistanı, fazla mesai sürecinden bordro sürecine, izinlerden yeni işe başlama ve işten ayrılma süreçlerine kadar çok geniş bir alanı otomatize edebiliyor. 

Bundan sonra ne olacak?

Pandemiden sonra artan uzaktan çalışma treni şirketlerin bazı konularda IT yatırımlarını artırmalarını ve çalışanlarını destekleyerek, özellikle şirketten uzaktayken daha verimli çalışmalarını sağlamalarını gerekli kılıyor. Şirketler ve kamu kurumları çalışanlarının uzaktan çalışırken daha verimli olmalarını, bilgiye anında ulaşmalarını sağlayan sanal asistanları daha fazla uygulamaya alacaktır. 

CBOT pandemi öncesinde bu konuda çok önemli projeler hayata geçirmişti. Önümüzdeki dönemde uzaktan çalışmanın yaygınlaşmasıyla bu konudaki talep hem kamu kurumlarında hem de büyük ve orta ölçekli şirketlerde artacaktır. Bu alan, pandemi tarafından hızlandırılmış olan ve pandemi sonrasında da kalıcı olacak önemli bir otomasyon alanıdır.

CBOT bunların Türkiye’deki çok başarılı örneklerini, en büyük kurumlar için sunarak bu alanın öncüsü olmuştur. Bundan sonra da çalışanlara yönelik sanal asistanlar konusunda artan talebi karşılamaya devam edecektir.