Çalışanlara Yönelik bir Sanal Asistan Lansmanı için 7 İpucu
Çalışanlara İK, IT, hukuk, satın alma ve daha birçok konuda yardımcı olan iç kullanım amaçlı sanal asistanlar, son birkaç yılda, özellikle büyük kuruluşlar arasında popülerlik kazandı. Kullanımın artmasının temel nedeni, bu sanal asistanların, çalışanların bilgiye anında ulaşmasını veya günlük işlerini kolayca gerçekleştirmesini sağlayarak verimliliği arttırmaları. Teknoloji ve tasarım konularını bir kenara bırakırsak, çalışan asistanını başarılı bir şekilde devreye almak ve çalışanlar tarafından etkin bir şekilde kullanılmasını sağlamak organizasyonlar için önemli bir nokta. Bu blogda, bir iç kullanım asistanı için, tüm teknik aşamalar tamamlandıktan sonra, başarılı bir lansman tasarlamanın bileşenlerinden söz edeceğiz.
Başarılı bir dahili sanal asistan oluşturmak için gerekli tüm teknik adımları tamamladığınızda, onu şirket içinde nasıl lanse edeceğinizi, tanıtacağınızı ve çalışanların günlük hayatlarının bir parçası haline getirmelerini nasıl sağlayacağınızı düşünmenin zamanı gelmiştir.
1- Asistanınız için, bir görsel, marka ve iletişim tonu belirleyin
Sanal asistanınız ister iç kullanıma ister müşteriye yönelik olsun, onun için özgün bir karakter ve şık bir marka adı oluşturmak önemlidir – ses tabanlı bir asistanda sesin karakteri ve iletişim tonu de önem kazanır. Çalışan asistanlarında, tasarım genel “çalışan markanız” ve iç iletişim stratejinizle uyumlu olmalıdır. Bu, çalışanların asistanı kolayca hatırlamasına ve destek olmaya hazır bir iş arkadaşı olarak konumlandırmasına yardımcı olur.
Örneğin, çalışanların sanal asistan hakkında farkındalıklarını artırabilecek ve kendilerini yaratım sürecinin bir parçası gibi hissettirebilecek bir isim veya görsel seçimi anketi planlayabilirsiniz.
2 – Önce pilot sürecini tamamlayın
İç kullanım asistanınız, çalışan markanızın temsilcisi olarak sahnede. Markanızın içerideki yüzü olarak onun çalışanlara en iyi deneyimi sunmasını istersiniz. Gerekli tüm test aşamalarını tamamladıktan sonra, organizasyon geneline sunmadan önce onu sınırlı bir çalışan grubuyla tanıştırmayı denemelisiniz. Bu sınırlı grup, projenin sahibi olan ekip veya teknolojik geliştirme sürecinden sorumlu olan bir BT ekibi olabilir. Asistan pilot grubu tarafından kullandıkça, gerçek dünyadaki sonuçları görebileceksiniz ve daha iyi bir deneyim için botu geliştirebileceksiniz.
3 – Aşama bazlı bir strateji belirleyin
Aşama bazlı bir strateji uyguladığınızda, sınırlı bir kapsamla başlar ve kullanıcılar asistanı kullanma alışkanlığı kazandıkça kapsamı genişletirsiniz. Örneğin, bir İK asistanı söz konusu ise, İK departmanına sorulan soruların %80’ini oluşturan ilk 20 soru ile başlayabilir, verimliliği gördükten sonra yeni konular ekleyebilirsiniz. Kanal entegrasyonları için de aşama bazlı bir strateji uygulayabilirsiniz. İntranet platformuyla başlayabilir ve ardından şirketinizin Whatsapp hesabını ekleyebilir veya tam tersini yapabilirsiniz. Mavi yakalı çalışanlar da asistana kolayca ulaşabileceğinden WhatsApp’ta bulunmak kullanımı kesinlikle artıracaktır. Bu Whatsapp numarasının QR kodunu fiziksel ortamlara koymak, erişimi daha da kolaylaştıracaktır.
4 – Beklentileri doğru belirleyin
İnsanların yapay zekanın neleri yapabileceği konusunda kafası karışık olduğundan, beklentileri doğru belirlemek çok önemlidir. Kullanıcıların hayal kırıklığı yaşamaması için, beklentileri minimum düzeyde tutarken asistanı doğru ifadelerle duyurmanız gerekir. Asistanın en önemli faydası 7/24 ulaşılabilir olması ve anında yardım sunmasıdır. Kullanıcılar, asistanın tüm sorularını kapsamadığını, yeni bir ekip üyesi gibi eğitildiğini ve zamanla kendini geliştireceğini bilmelidir.
5 – Cesur bir lansman kampanyası başlatın
Çalışan asistanınız, CEO tarafından en üst düzeyde lanse edilmeyi hak eder. CEO’nun asistanı tanıtan bir videosu tüm organizasyonda dikkat çekecek ve çalışanları ilk denemelerini yapmaları için teşvik edecektir. İlk duyurudan sonra, belirli aksiyonlarla lansmanı güçlendirebilirsiniz:
- Asistanı yoğun kullananları ödüllendirmek için bir yarışma başlatın.
- Asistanın, lobi, kafeterya, toplantı odaları gibi ortak alanlarda bulunan fiziksel bir robotunu yapın.
- Asistan için promosyon malzemeleri dağıtın.
- İntranet ve diğer tüm iç iletişim kanalları ve çalışanların çeşitli amaçlar için kullandığı araç ve platformlara pop-up’lar koyarak asistanı hatırlatın.
- Bir e-posta kampanyası yapın.
- Eğer asistan WhatsApp’ta ise, WhatsApp üzerinden kullanıcılara ilk mesajı onun göndermesini sağlayın.
- Her departmanda marka elçileri belirleyerek bilinirliği artırın.
6 – Bazı konular için insan desteğini sonlandırın
Sanal asistanın temel amacı otomasyon yoluyla verimliliği artırmaktır. Bu nedenle, belirli bir noktada, insan gücüne dayalı destek kanallarının temel sorulara yanıt vermeyi bırakması gerekir. Örneğin, izin taleplerini yerine getirmenin tek yolunun sanal asistan kullanmak olduğunu ve belirli bir tarih itibariyle artık bu işlemin İK ekibi tarafından yapılmayacağını duyurduğunuzda, bu durum çalışanları sanal asistan ile etkileşime geçmeye zorlayacaktır. Ancak zorlama, temel bilgi veya işlemlerle sınırlı olmalı ve daha karmaşık sorunlar için insan yardımı her zaman mümkün olmalıdır.
7- Asistanı kurum dışında da tanıtın
Lansmanı kurum içinde tutmak zorunda değilsiniz. Sanal asistanınızın verimlilik ve çalışan deneyimi açısından gerçekten değer yarattığını düşünüyorsanız bunu mutlaka kurum dışına da basın bültenleri ve sosyal medya paylaşımları ile duyurmalısınız. Asistanın değerini vurgulayın, asistanın arkasındaki yenilikçi yöntemler ve yapay zeka gibi yeni teknolojilerden de söz edin. Ayrıca sanal asistanı ilgili ödül programlarına ve yarışmalara göndermek, tanınmak için iyi bir yoldur. Bu programlar ulusal veya uluslararası olabilir ancak bir ödül almak veya seçkin bir kurum tarafından öne çıkarılmak, yönetimi bu alana daha fazla yatırım yapmaya teşvik edecek ve çalışanların motivasyonunu artıracaktır.
Sonuç
Yenilikçi bir proje, yalnızca hedef kitle tarafından kullanıldığında değerlidir ve gerçek bir fayda sağlar. Bu nedenle, hayata geçirdiğiniz asistanın hedef kitle tarafından kullanılması ve projenin ilk amacına hizmet etmesi önemlidir. Bu açıdan çalışan asistanları, müşteriye yönelik asistanlardan farklı değildir ve İK, BT, hukuk, satın alma vb. gibi departmanların ekip çalışması ile iyi planlanmış bir lansmanı hak ederler. Lansmandan sonra başka bir hikaye başlar – bundan sonrasında asistanın bakımı ve performansı üzerine odaklanırsınız.